CUENTAS DE GASTOS BODEGA

Cuentas de Gastos Bodega
Código: BO-GA-01
Versión: Rev.00
1. Objetivo
Establecer el procedimiento para registrar, revisar, aprobar, rechazar, editar, consultar y reportar las cuentas de gastos de bodega. El proceso permite relacionar cada cuenta de gastos con una operación, validar la información antes de su aprobación, generar el documento correspondiente y conservarlo en el expediente digital.
2. Alcance
Este procedimiento aplica al personal ejecutivo del área de Operaciones que solicita cuentas de gastos asociadas con una operación y al equipo de Facturación que revisa, administra y determina su aprobación o rechazo.
El proceso puede iniciar de dos maneras. En el flujo principal, el ejecutivo genera la solicitud desde una operación registrada en el módulo de Tráfico. En el flujo alterno, el equipo de Facturación registra directamente una cuenta de gastos sin depender de una solicitud creada previamente por el ejecutivo. El proceso concluye con la aprobación o rechazo del registro, la generación del documento, su incorporación al expediente digital y, cuando se requiera, la descarga de un reporte en Excel. 
3. Entradas y salidas del proceso
Elemento
Descripción
Entrada principal
Operación registrada en el módulo de Tráfico.
Información requerida
Datos de la operación y conceptos solicitados en el formulario de cuenta de gastos.
Registro generado
Solicitud de cuenta de gastos de bodega.
Estados posibles
Pendiente, aprobada o rechazada.
Documento de salida
Cuenta de gastos disponible para descarga en PDF.
Resguardo
Expediente digital de la operación.
Salida administrativa
Reporte de cuentas de gastos descargable en Excel.
4. Roles y responsabilidades
4.1 Ejecutivo de Operaciones
El Ejecutivo de Operaciones es responsable de localizar la operación correcta en el módulo de Tráfico, ingresar al apartado de solicitudes y generar la cuenta de gastos de bodega. Antes de guardar el registro, debe verificar que la información capturada esté completa y corresponda con la referencia seleccionada.
También es responsabilidad del ejecutivo evitar registros duplicados, seleccionar la operación correcta y atender las observaciones que puedan derivarse de un rechazo o corrección solicitada por Facturación.
4.2 Equipo de Facturación
El equipo de Facturación es responsable de consultar las cuentas de gastos pendientes, revisar la información registrada y determinar si procede su aprobación o rechazo. Cuando sea necesario, podrá editar la cuenta, modificar los datos permitidos y guardar los cambios antes de resolverla.
Facturación también puede registrar directamente una cuenta de gastos, descargar el documento en PDF, consultar las cuentas aprobadas en el expediente digital y generar reportes consolidados en Excel.
4.3 TI
TI es responsable de gestionar los permisos de acceso a los módulos de Operaciones, Tráfico, Administrativos, Cuentas de Gastos Americana y Expediente Digital. También debe procurar la disponibilidad del sistema, el registro de eventos y la conservación de la información conforme a las políticas internas.
5.
Flujo 1: Creación de la cuenta de gastos por el Ejecutivo
6.1 Acceso al módulo de Tráfico
El ejecutivo debe ingresar al sistema y seleccionar el módulo Operaciones. Dentro de este módulo debe entrar al submódulo Tráfico, donde se encuentra el listado de las operaciones registradas.
La ruta general es la siguiente:
Antes de continuar, el ejecutivo debe asegurarse de encontrarse en el módulo correspondiente y de contar con permisos para consultar la operación y generar solicitudes.
6.2 Búsqueda de la operación
Dentro del submódulo de Tráfico, el ejecutivo debe buscar la operación a la que se asociará la solicitud de cuenta de gastos. La selección debe realizarse cuidadosamente, ya que el registro quedará vinculado con la referencia elegida. 
Para evitar errores, se recomienda comprobar los datos identificadores disponibles en pantalla, como la referencia, cliente, servicio o cualquier otro dato que permita confirmar que se trata de la operación correcta.
Resultado esperado: la operación correspondiente queda identificada en el listado.
6.3 Apertura de la referencia
Después de localizar la operación, el ejecutivo debe ingresar al apartado Opciones  y seleccionar la referencia correspondiente. Esta acción permite abrir el detalle de la operación y consultar las funciones asociadas.
Antes de ingresar a la solicitud, debe realizarse una segunda revisión de la referencia para evitar que el gasto sea registrado en una operación distinta.
Resultado esperado: se muestra el detalle de la referencia seleccionada.
6.4 Acceso al apartado de solicitudes
Dentro del detalle de la referencia, el ejecutivo debe localizar el apartado Solicitudes. En esta sección debe seleccionar la opción Cuenta de Gastos Bodega para abrir el formulario de captura.
La ruta funcional es la siguiente:
Resultado esperado: el sistema muestra el formulario de la cuenta de gastos.
6.5 Captura del formulario
El ejecutivo debe completar los campos solicitados en el formulario de Cuenta de Gastos Bodega. La información capturada debe corresponder con la operación seleccionada y con el gasto que se desea tramitar.
Antes de guardar, deben revisarse por lo menos los siguientes aspectos:
Que la referencia corresponda con la operación correcta.
Que los datos obligatorios estén completos.
Que los conceptos registrados correspondan con el gasto solicitado.
Que los datos capturados no presenten errores.
Que no exista otra solicitud equivalente para la misma operación.
Los nombres exactos de los campos pueden depender de la configuración vigente del sistema. Por esta razón, el ejecutivo debe completar todos los campos marcados como obligatorios y atender cualquier validación mostrada en pantalla.
6.6 Validación previa al guardado
Una vez completado el formulario, el ejecutivo debe realizar una revisión integral antes de guardar. Si detecta información incorrecta o incompleta, debe corregirla dentro del mismo formulario.
La revisión previa reduce la posibilidad de rechazo y evita que Facturación tenga que corregir información posteriormente.
Punto de decisión:
Si la información está incompleta o es incorrecta, el ejecutivo debe corregirla.
Si la información es correcta, el ejecutivo puede guardar la solicitud.
6.7 Guardado de la solicitud
Cuando todos los datos sean correctos, el ejecutivo debe utilizar la opción Guardar. El sistema procesará la información y mostrará un mensaje indicando que la cuenta de gastos fue generada correctamente.
El ejecutivo debe verificar que aparezca el mensaje de confirmación. Si el sistema no confirma la creación, deberá revisar si existen campos pendientes, errores de validación o alguna interrupción técnica.
Resultado esperado: la cuenta de gastos queda registrada y disponible para revisión.
6.8 Envío a la bandeja de pendientes
Después de su generación, la cuenta de gastos se muestra en la bandeja de registros pendientes que consulta Facturación. Esto permite que el registro continúe con el proceso de revisión y resolución.
En esta etapa, el ejecutivo termina la captura inicial y Facturación asume la responsabilidad de revisar la solicitud.
7.
Flujo 2: Revisión de la cuenta de gastos por Facturación
7.1 Acceso al módulo administrativo
El equipo de Facturación debe ingresar al módulo Administrativos y seleccionar el submódulo Cuentas de Gastos Americana. 
La ruta general es:
El acceso debe estar restringido al personal autorizado para revisar, modificar y resolver cuentas de gastos.
7.2 Consulta del panel principal
Al ingresar al submódulo, Facturación debe consultar el panel principal. Las cuentas recién generadas aparecen en la sección de registros pendientes.
El equipo debe identificar la solicitud que será revisada y confirmar que corresponda con la operación y referencia indicadas.
Resultado esperado: se localiza la cuenta de gastos pendiente de validación.
7.3 Validación de la información
Facturación debe revisar la información de la cuenta de gastos antes de cambiar su estado. La validación tiene como finalidad comprobar que el registro sea coherente, esté completo y corresponda con la operación seleccionada.
Como parte de esta revisión, debe verificarse:
La relación entre la cuenta de gastos y la operación.
La consistencia de los datos capturados.
La integridad de los campos obligatorios.
La ausencia de duplicidades.
La procedencia administrativa del gasto.
Cualquier otro requisito definido por la organización.
Si la información cumple con los criterios establecidos, la cuenta puede aprobarse. Si existen errores o inconsistencias, Facturación puede editarla o rechazarla.
7.4 Cambio de estado
Después de revisar el registro, Facturación debe ingresar al campo de opciones y cambiar el estado de la cuenta de gastos. El sistema permite aprobar o rechazar el registro.
Aprobación
La cuenta debe aprobarse cuando la información esté completa, sea correcta y cumpla con los requisitos administrativos correspondientes. La aprobación habilita la continuidad documental del registro.
Rechazo
La cuenta debe rechazarse cuando presente datos incorrectos, inconsistencias, información incompleta o cualquier condición que impida su procesamiento. El rechazo debe permitir identificar que el registro requiere atención o corrección.
Resultado esperado: la cuenta queda clasificada como aprobada o rechazada.
8.
Flujo 3: Edición de una cuenta de gastos
8.1 Identificación del registro
Si durante la revisión se detecta que la cuenta requiere ajustes, Facturación debe localizarla en el panel e ingresar a la opción de edición. El sistema permite modificar los campos habilitados antes de guardar nuevamente el registro.
8.2 Modificación de datos
Facturación debe corregir únicamente los datos que requieran ajuste y verificar que las modificaciones mantengan relación con la operación original.
La edición no debe utilizarse para cambiar el propósito de la solicitud o asociarla arbitrariamente con otra operación. Si el error compromete la integridad del registro, debe evaluarse el rechazo y la generación de una nueva solicitud.
8.3 Revisión de los cambios
Antes de guardar, Facturación debe comparar la información modificada con los datos de la operación. Esta verificación permite confirmar que la corrección solucionó la inconsistencia detectada y que no se introdujeron errores nuevos.
8.4 Guardado de la edición
Una vez validados los cambios, Facturación debe guardar la cuenta de gastos. Posteriormente podrá continuar con la aprobación o rechazo, según corresponda. 
Resultado esperado: la cuenta de gastos conserva la información actualizada.
9. Flujo 4: Aprobación, PDF y expediente digital
9.1 Aprobación de la cuenta
Cuando la cuenta cumple con los requisitos, Facturación debe cambiar su estado a aprobada. La aprobación constituye la validación administrativa del registro.
9.2 Descarga del PDF
Una vez guardada y aprobada la cuenta, Facturación puede descargar el documento en formato PDF. Este archivo funciona como representación documental de la cuenta de gastos registrada.
Antes de utilizar el archivo, se recomienda verificar que:
El PDF corresponda con la cuenta seleccionada.
La información sea legible.
Los datos coincidan con el registro aprobado.
El archivo se haya generado completamente.
9.3 Envío al expediente digital
Las cuentas aprobadas se envían al expediente digital, donde pueden localizarse posteriormente para consulta y seguimiento. 
Facturación debe confirmar que el registro aprobado esté disponible en el expediente correspondiente. Esta comprobación ayuda a garantizar la trazabilidad documental del proceso.
Resultado esperado: la cuenta aprobada queda disponible en el expediente digital.
10. Flujo 5: Alta directa por Facturación
10.1 Inicio del registro directo
El equipo de Facturación puede generar una cuenta de gastos directamente, sin depender de una solicitud creada previamente por el ejecutivo.
Este flujo debe utilizarse cuando Facturación cuente con la información y autorización necesarias para realizar el alta.
10.2 Apertura del formulario
Facturación debe ingresar al módulo correspondiente y seleccionar la opción para dar de alta una nueva cuenta de gastos. El sistema mostrará el formulario de captura.
10.3 Captura de información
Facturación debe completar los campos solicitados, asegurándose de relacionar correctamente la cuenta con la operación correspondiente.
Antes de guardar, debe comprobar que la información sea completa, correcta y que no exista una cuenta duplicada.
10.4 Guardado y procesamiento
Después de validar la captura, Facturación debe guardar el registro. A continuación, podrá realizar la revisión administrativa, editar la información cuando corresponda y determinar su aprobación o rechazo.
Si el registro es aprobado, podrá descargarse el PDF y consultarse posteriormente en el expediente digital.
11. Flujo 6: Generación del reporte de cuentas de gastos
11.1 Acceso a la opción de reporte
Facturación puede generar un reporte que incluya las cuentas de gastos registradas. Para iniciar, debe seleccionar la opción de descarga o generación de reporte disponible en el módulo. 
11.2 Configuración del reporte
El sistema muestra un formulario en el que Facturación debe indicar cómo requiere el reporte. Los criterios disponibles pueden depender de la configuración del sistema.
Al completar el formulario, deben seleccionarse criterios suficientemente claros para obtener únicamente la información necesaria y evitar reportes excesivamente amplios o incompletos.
11.3 Envío de la solicitud
Una vez configurados los parámetros, Facturación debe enviar la solicitud de generación. El sistema procesará la información utilizando los criterios capturados.
11.4 Descarga del archivo Excel
Al finalizar el procesamiento, el sistema genera un archivo en formato Excel. Facturación debe descargarlo y comprobar que el archivo contenga las cuentas de gastos esperadas.
Antes de utilizar o compartir el reporte, debe verificarse:
Que el periodo o criterio utilizado sea correcto.
Que las columnas del archivo sean legibles.
Que los registros correspondan con los filtros seleccionados.
Que no falten cuentas de gastos esperadas.
Que el archivo sea resguardado conforme a las políticas internas.
12. Riesgos del proceso
ID
Riesgo
Impacto potencial
Control recomendado
Responsable
R-01
Selección de una operación incorrecta
La cuenta queda vinculada con una referencia equivocada.
Verificar la operación y la referencia antes de abrir la solicitud.
Ejecutivo
R-02
Captura incompleta o incorrecta
Rechazo, retraso o reproceso administrativo.
Revisar todos los campos antes de guardar.
Ejecutivo / Facturación
R-03
Duplicidad de cuentas
Posible duplicidad del gasto y distorsión de reportes.
Consultar registros existentes antes de generar una cuenta.
Ejecutivo / Facturación
R-04
Aprobación sin validación suficiente
Procesamiento de información incorrecta.
Aplicar una revisión administrativa antes de cambiar el estado.
Facturación
R-05
Edición no autorizada
Pérdida de integridad y confiabilidad del registro.
Restringir la edición mediante roles y conservar bitácoras.
Administrador del Sistema
R-06
Rechazo sin seguimiento
La solicitud queda sin corregir y retrasa la operación.
Dar seguimiento a los registros rechazados.
Ejecutivo / Supervisor
R-07
PDF con información incorrecta
Uso de un documento inconsistente con el registro aprobado.
Comparar el PDF con la cuenta autorizada.
Facturación
R-08
Cuenta aprobada no disponible en el expediente
Pérdida de trazabilidad documental.
Verificar el envío y disponibilidad en el expediente digital.
Facturación
R-09
Reporte generado con filtros equivocados
Información incompleta o incorrecta para análisis.
Revisar los parámetros antes de generar el reporte.
Facturación
R-10
Acceso no autorizado
Consulta o modificación indebida de información administrativa.
Aplicar control de acceso por roles y revisar permisos.
Administrador del Sistema
13. Controles relacionados con ISO 27001
El acceso a los módulos involucrados debe asignarse conforme a las funciones de cada usuario. Los ejecutivos deben contar con permisos para consultar operaciones y generar solicitudes, mientras que la aprobación, rechazo, edición administrativa y generación de reportes deben limitarse al personal autorizado de Facturación.
El sistema debe conservar bitácoras que permitan identificar la creación, edición, aprobación y rechazo de las cuentas de gastos. Los registros deben incluir, cuando la plataforma lo permita, el usuario, fecha, hora y acción realizada.
La información de las cuentas, los documentos PDF y los reportes en Excel debe protegerse contra accesos, modificaciones o divulgaciones no autorizadas. También deben existir mecanismos de respaldo y recuperación para mantener la disponibilidad de la información.
14. Control de cambios
Versión
Fecha
Descripción
Rev.00
23/09/2026
Creación del procedimiento de cuentas de gastos de bodega.
16. Flujo general del proceso