PROCESO DE CASETA
PROCESO DE CASETA
Proceso de Caseta
MP-BO-03
Código: MP-BO-03
Versión: Rev.02
1. Objetivo
Establecer el procedimiento para el control de acceso, permanencia y salida de unidades de transporte dentro de las instalaciones, asegurando que las actividades de entrega, recolección, carga y descarga de mercancías se realicen de forma controlada, segura y trazable, mediante la validación de accesos, generación de códigos QR y controles de seguridad establecidos por la organización.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las operaciones de ingreso y salida de unidades que realizan actividades de entrega, recolección, carga o descarga de mercancías en las instalaciones.
Incluye operaciones relacionadas con entrega de mercancía, entrega de caja directa, descarga para previo, entrega de caja vacía, recolección de caja de importación, carga de exportación hacia Estados Unidos y actividades de pickup.
El proceso inicia con la programación de la cita de ingreso y concluye cuando la unidad abandona las instalaciones mediante la validación del código QR de salida.
3. Roles y Responsabilidades
Shipping and Receiving
El área de Shipping and Receiving es responsable de coordinar la operación de recepción y despacho de unidades dentro de las instalaciones. Asimismo, deberá recibir a los operadores una vez autorizados por Caseta de Seguridad, validar la documentación correspondiente y coordinar las actividades de carga o descarga según el servicio solicitado.
Caseta de Seguridad
El personal de Caseta de Seguridad es responsable de controlar el acceso físico de las unidades y operadores. Entre sus funciones se encuentra la validación del código QR de acceso, la generación de los permisos de entrada, la toma de evidencias fotográficas conforme a los lineamientos de CTPAT, la validación de órdenes de carga y el control de salida de las unidades.
Línea Transportista
La Línea Transportista es responsable de programar las citas de ingreso a bodega, registrar a los operadores cuando sea requerido y conservar los códigos QR generados para el acceso a las instalaciones. Asimismo, deberá asegurar que la información proporcionada sea correcta y que el operador cuente con la documentación requerida para la operación.
Operador
El Operador es responsable de presentarse en la fecha y hora programadas, portar el código QR de acceso correspondiente, seguir las indicaciones del personal de seguridad y posicionar correctamente la unidad en el andén o área asignada. También deberá acudir a la caseta para completar el proceso de salida una vez concluida la operación.
Programación
El área de Programación es responsable de entregar al operador la documentación requerida para la salida de la unidad, asegurando que las actividades operativas hayan sido concluidas correctamente antes de autorizar la liberación.
4. Acceso al Sistema
Como parte del proceso de control de acceso, la Línea Transportista deberá realizar el registro correspondiente del operador a través del portal habilitado para este fin. Posteriormente, el sistema generará un código QR que servirá como autorización de ingreso a las instalaciones.
El operador deberá presentar dicho código al momento de arribar a la bodega para que el personal de Caseta de Seguridad valide su acceso.
5. Registro y Programación de Ingreso
Antes de presentarse en las instalaciones, la Línea Transportista deberá realizar la cita de entrada a bodega correspondiente. Esta programación permite controlar la capacidad operativa de recepción y mantener una adecuada coordinación de las actividades de carga y descarga.
Una vez registrada la cita, el sistema generará un código QR que deberá ser conservado por la Línea Transportista y presentado por el operador durante el proceso de ingreso.
6. Control de Acceso a Instalaciones
Al arribar a las instalaciones, el operador deberá presentarse con el código QR previamente generado y esperar la autorización de acceso por parte del personal de Caseta de Seguridad.
Posteriormente, Caseta de Seguridad validará el código QR presentado y ejecutará los controles de ingreso establecidos. Una vez concluida la validación, se procederá con la autorización de acceso a bodega.
Como parte de los requisitos de seguridad, se realizará la toma de fotografías correspondientes conforme a los lineamientos del programa CTPAT, generando evidencia documental del ingreso de la unidad y del operador.
Una vez finalizadas las validaciones, el personal de seguridad indicará al operador que debe dirigirse al área de Shipping and Receiving para continuar con la operación programada.
7. Operación de Carga y Descarga
8. Salida de Unidad
9. Riesgos del Proceso
| ID | Riesgo | Impacto Potencial | Control Mitigante | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| R-01 | Ingreso de unidades sin cita programada | Congestionamiento en andenes y afectación a la planeación operativa | Validación obligatoria de citas antes de autorizar el ingreso | Caseta de Seguridad / Shipping and Receiving |
| R-02 | Uso de códigos QR incorrectos, inválidos o vencidos | Accesos no autorizados o retrasos en la operación | Validación automática del QR antes del acceso | Caseta de Seguridad |
| R-03 | Omisión de controles de seguridad durante el ingreso | Incumplimiento de políticas internas y requisitos de seguridad | Aplicación obligatoria de protocolos de acceso establecidos | Caseta de Seguridad |
| R-04 | Falta de evidencia fotográfica del proceso CTPAT | Dificultad para investigar incidentes o discrepancias operativas | Toma y resguardo obligatorio de evidencias fotográficas | Caseta de Seguridad |
| R-05 | Información incorrecta en el registro del operador | Problemas de identificación y trazabilidad | Validación de datos durante el registro y programación | Línea Transportista |
| R-06 | Liberación incorrecta de unidades | Riesgos de seguridad física, pérdida de mercancía o errores logísticos | Verificación documental antes de autorizar la salida | Programación / Caseta de Seguridad |
| R-07 | Pérdida o alteración de registros de acceso y salida | Falta de trazabilidad y dificultades de auditoría | Respaldo de información y conservación de bitácoras | Administrador del Sistema |
| R-08 | Escaneo omitido de la orden de carga | Salida de unidades sin validación operativa completa | Validación obligatoria del QR de orden de carga antes de la salida | Caseta de Seguridad |
| R-09 | Posicionamiento incorrecto de la unidad en andén o yarda | Retrasos operativos y riesgos de seguridad | Supervisión y asignación controlada de posiciones | Shipping and Receiving |
| R-10 | Acceso no autorizado a las instalaciones | Riesgos de seguridad física y protección de activos | Controles de acceso basados en autorización previa y validación de identidad | Caseta de Seguridad |
Clasificación General de Riesgos
| Categoría | Riesgos Asociados |
|---|---|
| Operativos | R-01, R-05, R-06, R-08 y R-09 |
| Seguridad Física | R-02, R-03 y R-10 |
| Cumplimiento CTPAT | R-03 y R-04 |
| Seguridad de la Información (ISO 27001) | R-07 |
| Trazabilidad | R-04, R-05 y R-07 |
10. Controles
Con el objetivo de garantizar la seguridad de la información y la trazabilidad de las operaciones, el proceso deberá mantener controles alineados con los principios de ISO 27001.
El acceso a las instalaciones deberá estar restringido a personal y operadores previamente autorizados. La organización deberá conservar evidencia de los accesos efectuados mediante registros electrónicos, códigos QR, controles de entrada y salida y documentación asociada a cada movimiento.
Deberán mantenerse bitácoras de auditoría que permitan identificar las actividades realizadas durante el ingreso, permanencia y salida de cada unidad. Asimismo, las evidencias fotográficas obtenidas durante el proceso deberán conservarse de acuerdo con las políticas internas de seguridad de la información.
La disponibilidad e integridad de los registros deberán garantizarse mediante controles de respaldo, conservación documental y monitoreo de los sistemas que participan en la gestión de accesos.
11. Control de Cambios
| Versión | Fecha | Descripción |
|---|---|---|
| Rev.01 | 04/02/2026 | Creación del documento. |
| Rev.02 | 25/05/2026 | Se añade la actividad de escaneo del QR de orden de carga. |
12. Flujo General del Proceso
