SHIPPING AND RECEIVING Página nueva MANUAL DE PROCESO Shipping and Receiving Código: MP-BO-06 Versión: 00 Clasificación: Uso Interno 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la recepción, registro, distribución y control de mercancías dentro del módulo de Bodega del sistema operativo, garantizando la correcta identificación de los folios, generación de referencias, asignación de destinos y comunicación oportuna con las áreas responsables para asegurar la trazabilidad de la mercancía. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las operaciones de recepción y envío de mercancía administradas por el área de Bodega, Caseta, Ejecutivos de Importación y Exportación, desde la localización del folio en el sistema hasta la asignación de destinos, etiquetado de distribución y notificación a los responsables del seguimiento operativo. 3. RESPONSABILIDADES Caseta Iniciar el proceso operativo. Acceder al módulo de Operaciones y submódulo de Bodega. Localizar y registrar los folios correspondientes. Completar los datos obligatorios del folio y entrada. Seleccionar los folios a procesar. Área de Shipping and Receiving Crear y administrar los bultos. Realizar la distribución de mercancía. Asignar destinos a los bultos. Generar etiquetas de distribución. Alertar al ejecutivo correspondiente sobre la llegada de mercancía a bodega. Ejecutivo de Importación Gestionar la generación de referencias cuando sea necesario. Dar seguimiento a los folios recibidos en bodega. Ejecutivo de Exportación Crear referencias de bodega cuando el proceso así lo requiera. Dar seguimiento a folios de exportación asociados a la operación. KLEOS Generar automáticamente la referencia de aduana cuando corresponda. 4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Inicio del proceso El usuario ingresa al Módulo de Operaciones y selecciona el Submódulo de Bodega. Localiza el folio correspondiente de acuerdo con el proceso a ejecutar. Completa el registro del folio y la entrada, asegurando el llenado de los campos obligatorios: Tipo. Cliente. Selecciona el folio o los folios que serán procesados. Selecciona la sucursal de transbordo correspondiente a SAYMA GROUP. Verifica si el folio cuenta con una referencia. Si el folio NO cuenta con referencia: 6.1 Se genera la referencia correspondiente. 6.2 Si aplica referencia de aduana, el sistema la crea automáticamente.  Si es una referencia de bodega: 6.3 El Ejecutivo de Exportación crea la referencia de bodega. Registrar los bultos indicando: Cantidad. Clase. Peso. Unidad de medida. Realizar la distribución de la mercancía utilizando la opción de distribución sobre los bultos registrados. Asignar los destinos correspondientes a cada bulto.  Generar y colocar la etiqueta de distribución en cada bulto. Notificar al Ejecutivo de Importación o Exportación que los folios ya se encuentran físicamente en bodega. Finalizar el proceso. 5. CONTROLES DEL PROCESO Riesgos y controles Riesgo Impacto Control Registro incompleto de información obligatoria Errores operativos y retrasos en el procesamiento Validar el llenado de los campos Tipo y Cliente antes de continuar. Selección incorrecta de folios Procesamiento equivocado de mercancía Verificación del folio previo a su confirmación. Generación incorrecta o inexistente de referencia Pérdida de trazabilidad de la operación Revisión obligatoria de existencia de referencia antes de crear bultos. Error en el registro de bultos Diferencias de inventario y distribución Confirmar cantidad, peso, clase y unidad de medida antes del guardado. Asignación incorrecta de destino Entrega errónea de mercancía Validación de destinos durante la distribución. Omisión de etiquetado Dificultades de identificación y rastreo Generar y colocar etiquetas inmediatamente después de la asignación de destino. Falta de notificación al ejecutivo responsable Retrasos en la gestión aduanal y logística Confirmar el envío de la alerta una vez concluida la recepción en bodega. 6. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambio realizado 00 04/02/2026 Creación del documento. Documento interno controlado.