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MANUAL DE PROCESO

Shipping and Receiving

Código: MP-BO-06
Versión: 00
Clasificación: Uso Interno

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la recepción, registro, distribución y control de mercancías dentro del módulo de Bodega del sistema operativo, garantizando la correcta identificación de los folios, generación de referencias, asignación de destinos y comunicación oportuna con las áreas responsables para asegurar la trazabilidad de la mercancía.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las operaciones de recepción y envío de mercancía administradas por el área de Bodega, Caseta, Ejecutivos de Importación y Exportación, desde la localización del folio en el sistema hasta la asignación de destinos, etiquetado de distribución y notificación a los responsables del seguimiento operativo.

3. RESPONSABILIDADES

Caseta

Iniciar el proceso operativo.
Acceder al módulo de Operaciones y submódulo de Bodega.
Localizar y registrar los folios correspondientes.
Completar los datos obligatorios del folio y entrada.
Seleccionar los folios a procesar.

Área de Shipping and Receiving

Crear y administrar los bultos.
Realizar la distribución de mercancía.
Asignar destinos a los bultos.
Generar etiquetas de distribución.
Alertar al ejecutivo correspondiente sobre la llegada de mercancía a bodega.

Ejecutivo de Importación

Gestionar la generación de referencias cuando sea necesario.
Dar seguimiento a los folios recibidos en bodega.

Ejecutivo de Exportación

Crear referencias de bodega cuando el proceso así lo requiera.
Dar seguimiento a folios de exportación asociados a la operación.

KLEOS

Generar automáticamente la referencia de aduana cuando corresponda.

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Inicio del proceso

El usuario ingresa al Módulo de Operaciones y selecciona el Submódulo de Bodega.
Localiza el folio correspondiente de acuerdo con el proceso a ejecutar.
Completa el registro del folio y la entrada, asegurando el llenado de los campos obligatorios:
- Tipo.
- Cliente.

Selecciona el folio o los folios que serán procesados.
Selecciona la sucursal de transbordo correspondiente a SAYMA GROUP.
Verifica si el folio cuenta con una referencia.

Si el folio NO cuenta con referencia:

6.1 Se genera la referencia correspondiente.
6.2 Si aplica referencia de aduana, el sistema la crea automáticamente.

Si es una referencia de bodega:

6.3 El Ejecutivo de Exportación crea la referencia de bodega.

Registrar los bultos indicando:
- Cantidad.
- Clase.
- Peso.
- Unidad de medida.
Realizar la distribución de la mercancía utilizando la opción de distribución sobre los bultos registrados.
Asignar los destinos correspondientes a cada bulto.
Generar y colocar la etiqueta de distribución en cada bulto.
Notificar al Ejecutivo de Importación o Exportación que los folios ya se encuentran físicamente en bodega.
Finalizar el proceso.

5. CONTROLES DEL PROCESO

Riesgos y controles

Riesgo	Impacto	Control
Registro incompleto de información obligatoria	Errores operativos y retrasos en el procesamiento	Validar el llenado de los campos Tipo y Cliente antes de continuar.
Selección incorrecta de folios	Procesamiento equivocado de mercancía	Verificación del folio previo a su confirmación.
Generación incorrecta o inexistente de referencia	Pérdida de trazabilidad de la operación	Revisión obligatoria de existencia de referencia antes de crear bultos.
Error en el registro de bultos	Diferencias de inventario y distribución	Confirmar cantidad, peso, clase y unidad de medida antes del guardado.
Asignación incorrecta de destino	Entrega errónea de mercancía	Validación de destinos durante la distribución.
Omisión de etiquetado	Dificultades de identificación y rastreo	Generar y colocar etiquetas inmediatamente después de la asignación de destino.
Falta de notificación al ejecutivo responsable	Retrasos en la gestión aduanal y logística	Confirmar el envío de la alerta una vez concluida la recepción en bodega.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Fecha	Cambio realizado
00	04/02/2026	Creación del documento.

Documento interno controlado.